Tystnadskulturen inom offentlig verksamhet blir särskilt tydlig när en anställd begär ut sina samlade handlingar och upptäcker att dokumentationen är bristfällig eller nästan obefintlig. I en organisation som är präglad av transparens och rättssäkerhet ska händelser, beslut och dialoger som rör en medarbetares anställning vara dokumenterad på ett sakligt och spårbart sätt. När detta inte sker, eller när dokumentation medvetet uteblir. Skapar man en kultur där man håller information dold och där muntliga överenskommelser ersätter skriftlig ansvarsföring.
Det som kännetecknar denna typ av tystnadskultur är att chefer och nyckelpersoner. Ofta förlitar sig på informella, muntliga samtal mellan avdelningar i stället för att föra formella anteckningar. På så vis vandrar information vidare över tid, men utan att lämna ett tydligt avtryck i verksamhetens officiella dokumentation. Konsekvensen blir att en intern kunskapsbank blir uppbyggd, där rykten, subjektiva uppfattningar och inofficiella bedömningar. Kan påverka en anställds ställning utan att personen själv får insyn eller möjlighet att bemöta uppgifterna.
Genom att undvika skriftlighet skapar man också en miljö där ansvar kan bli undviken. I och med att inga dokument finns kan ingen bli hållen direkt ansvarig för beslut eller uttalanden. Och när en fråga ställs i efterhand kan verksamheten enkelt förneka både innehåll och intention. Detta öppnar också för möjligheten att människor i praktiken hamnar på så kallade ”svarta listor”. Interna noteringar eller informella uppfattningar som påverkar deras framtida möjligheter i organisationen. Utan att det finns något formellt att hänvisa till.
Det problematiska är att denna brist på dokumentation inte enbart underminerar individens rättigheter. Utan också försvagar verksamhetens professionalism, rättssäkerhet och interna förtroende. För att motverka en sådan tystnadskultur krävs tydliga rutiner. Konsekvent dokumentation och en aktiv vilja att skapa en transparent och ansvarsfull arbetsmiljö.
Sebastian Hedin.